Merci de faire confiance à la clinique Physio-Santé pour vos soins de physiothérapie, ergothérapie ou massothérapie. Vous trouverez ici-bas le détail de notre politique de confidentialité à laquelle vous devrez consentir pour avoir accès à nos services.

1. Objectifs de la politique de confidentialité
2. Modalités de recueil du consentement
3. Collecte des renseignements personnels
4. Utilisation des renseignements personnels
5. Conservation des renseignements personnels
6. Partage des renseignements personnels
7. Accès et protection des renseignements personnels
8. Finalités du traitement des données
9. Droit au retrait du consentement
10. Responsable de la protection des renseignements personnels à la Clinique Physio-Santé

1– Objectifs de la politique de confidentialité
La Clinique Physio-Santé s’engage, en conformation à la loi 25 qui a été adopté le 22 septembre 2022, à protéger les renseignements personnels de ses clients et d’informer ces derniers sur les moyens entrepris pour protéger ces renseignements.

2– Modalités du recueil du consentement
Lors de votre premier appel à la clinique, votre consentement exprès (avec l’employé de la clinique comme témoin) sera demandé au téléphone pour la collecte et la conservation de vos renseignements personnels. Lors de votre première rencontre à la clinique, vous serez conviés à signer notre consentement de consentement à la collecte et à la conservation de vos renseignements personnels que nous conserverons dans nos serveurs internes dans notre registre des renseignements personnels (exigés par la Commission d’Accès à l’information).

3– Collecte des renseignements personnels
Nous recueillons seulement les renseignements personnels exigés par notre ordre professionnel permettant d’identifier un individu : Nom et Prénom, Date de naissance, adresse postale, adresse courriel.

Lors de la prise de votre premier rendez-vous (par appel téléphonique ou en ligne sur notre site web par la plateforme GOrendezvous) vos renseignements personnels permettant de vous identifier seront demandés (voir ci-haut)

À votre arrivée à la clinique avant votre premier rendez-vous, vous seriez conviés à remplir le formulaire d’ouverture de dossier qui confirmera les renseignements personnels permettant de vous identifier, ainsi que certaines informations diagnostic : Liste de médicaments, diagnostic actuel, blessures/maladies antérieures pouvant avoir un lien direct ou indirect avec la condition actuelle. Le thérapeute avec qui vous avez le premier rendez-vous révisera avec vous le formulaire que vous avez rempli et y ajoutera des éléments en fonction de vos réponses à ses questions.

4 – Utilisation des renseignements personnels
L’objectif principal de notre collecte de renseignements personnels est d’ouvrir un dossier client et de prodiguer des soins de réadaptation (physiothérapie, ergothérapie) ou de la massothérapie.

Les renseignements personnels que nous collectons permettent de pouvoir identifier la personne et les informations diagnostic permettent d’offrir des soins adaptés, personnalisés et sécuritaires pour le client.

Les renseignements personnels permettent également de vous identifier et de communiquer auprès de l’organisme payeur responsable de votre dossier (exemple : CNESST, SAAQ, assureur privé, etc.), le cas échéant ou de communiquer avec un tiers autorisés au préalable de votre part (médecin, employeur, pharmacien, professionnel de la santé).

5- Conservation des renseignements personnels
Nous utilisons la plateforme GOrendezvous pour la gestion des horaires et des dossiers clients. Sur ce logiciel développé par des Québécois sont conservés certains de vos renseignements personnels permettant de vous identifier (Nom, Prénom, numéro de téléphone, adresse courriel, date de naissance). Une page détaillée sur le site web de GOrendezvous explique leur démarche pour se conformer à la loi 25 : https://blog.gorendezvous.com/la-loi-25-comment-y-adherer

Les dossiers patients actifs (moins d’un an depuis la date du dernier service professionnel rendu) sont conservés en format papier. Après plus d’un an sans consulter à la clinique, nous numérisons les dossiers papier pour les conserver sur notre serveur localement hébergé, avec accès restreint par mot de passe.

Prodf est le logiciel que nous utilisons pour communiquer avec la CNESST. Sur ce logiciel sont conservés vos renseignements personnels et vos renseignements diagnostic sur les rapports que nous leur transmettons. (Voir #6 pour plus de détails)

Dynacom est notre logiciel de comptabilité où sont conservés certains de vos renseignements personnels permettant de vous identifier (Nom, Prénom, numéro de téléphone, adresse courriel, date de naissance). Ces données sont stockées localement sur le serveur de la clinique.

6– Partage des renseignements personnels
Votre autorisation à partager vos renseignements personnels et diagnostic avec l’organisme payeur en charge de votre dossier vous sera demandée sur le formulaire de consentement lors du rendez-vous initial. Un refus à cet élément fait en sorte que nous ne serons pas en mesure de vous offrir des services compte tenu des exigences de la part des organismes payeurs (ex : CNESST, SAAQ, assureurs privés, etc.)

Pour les clients dont les services sont payés par la CNESST, nous avons besoin de communiquer avec cette dernière les renseignements personnels permettant d’identifier la personne (Nom et Prénom, date de naissance, adresse, numéro d’assurance maladie, diagnostic) et les rapports médicaux de la CNESST par l’entremise du logiciel ProDF transfert ou par fax. Par la suite, un rapport d’évolution sera demandé de leur part de façon ponctuel qui comprendra les données subjectives et objectives de nos évaluations, ainsi que les mêmes renseignements personnels mentionnés ci-haut. Ces documents sont conservés sur les serveurs de ProDF transfert.

Pour les clients dont les services sont payés par la SAAQ, nous avons besoin de communiquer avec cette dernière les renseignements personnels permettant d’identifier la personne (Nom et Prénom, date de naissance, adresse, diagnostic, numéro de réclamation de la SAAQ) et les rapports médicaux de la SAAQ par fax ou par la plateforme de courriel sécurisé de la SAAQ. Par la suite, un rapport d’évolution sera exigé de leur part à chaque fin de balise de traitement qui comprendra les données subjectives et objectives de nos évaluations, ainsi que les mêmes renseignements personnels mentionnés ci-haut. Ce document également sera transmis par fax ou courriel sécurisé.

Pour les assureurs privés, nous avons besoin de communiquer ceux-ci les renseignements personnels permettant d’identifier la personne (Nom et Prénom, date de naissance, adresse, diagnostic, numéro de dossier) et les rapports de physiothérapie exigés par fax ou par courriel sécurisé.
Pour tout autre tiers (médecin, employeur, professionnel de la santé, etc.), nous priorisons une remise en main propre de rapports/documents par l’entremise du client directement. Sinon, nous communiquons par fax ou courriel sécurisé. Ce genre de communications se fait toujours avec le consentement verbal du client à chaque occurrence (en plus du consentement écrit signé a priori au rendez-vous initial).

7– Accès et protection des renseignements personnels,
Tel que mentionné plus haut (voir #5), les dossiers clients numérisés sont hébergés localement sur notre serveur interne protégé par mot de passe. Seuls les employés de la clinique présents dans les locaux de l’entreprise peuvent avoir accès aux dossiers clients.
Seulement les employés de la clinique peuvent avoir accès aux dossiers en format papier.

8– Finalités du traitement des données
Notre code déontologique stipule que nous devons conserver pour une durée de 5 ans les dossiers de nos clients et ce à partir de la date du dernier service professionnel rendu. Les dossiers patients seront donc détruits au-delà de cette date, à moins que le client consulte de nouveau à la clinique pendant la période de 5 ans.

9– Droit au retrait du consentement
Vous avez en tout temps le droit de retirer votre consentement à la collecte et à la conservation de vos renseignements personnels. Veuillez noter qu’étant donné que la collecte des informations que nous effectuons est exigée par notre ordre professionnel, nous pouvons dès lors refuser de vous offrir des services pour ne pas aller à l’encontre de notre code déontologique. Puisque ce code déontologique prévaut sur la loi 25, nous devrons attendre 5 ans avant de détruire votre dossier patient et tous les renseignements qu’il contient. Nous pourrons toutefois détruire vos renseignements qui se situent dans notre logiciel de prise de rendez-vous et dans notre logiciel de comptabilité dans les 20 jours suivant votre demande.

10- Responsable de la protection des renseignements personnels à la Clinique Physio-Santé.
Pour toute question concernant la collecte ou la conservation de vos renseignements personnels, veuillez contacter Mathieu Jetté par courriel au cliniquephysio-sante@videotron.ca ou au 819-573-0400.

Dernière mise à jour le 4-08-2023.